福岡の経営相談・経営セミナーの福岡経営実務カレッジ

“自計化”が必要な理由4-自計化に向けた手順マニュアル(事例紹介)

2013年9月28日

さて、前回「赤字企業の黒字化は正しい帳簿作りから」というテーマで事例を交えてお話しました。

editing essays

何年遡っても分かるような帳簿 

誰が見ても分かるような帳簿

勤めていた出版社でこれらの作成から取り組み始めました。

この2つの課題に取り組む必要があった理由は他にもありました。

当時、余命5年と宣告されていた夫が、いつどのような事態になるか分からない状態だったので誰にでも引継ぎができるようにしておく必要があったのです。

会社にできるだけ迷惑をかけずに仕事の引継ぎが速やかにできるように!という思いが強くありました。 

1.勘定科目の設計と補助科目の設計

損益計算書の勘定科目設計は、会計上の勘定科目+自社独特の勘定科目を設計。それぞれの勘定科目にはどのような経費が入っているのか?誰が見ても分かるように“勘定科目表”を作成しました。 

2.損益計算書の勘定科目を「変動費」と「固定費」に分けて設計する

採算性を分析するときには経費は「変動費」と「固定費」に分ける必要がありますが、これは会計ソフトの中で指示をすればできます。

3.勘定科目のポジションの明確にする

貸借対照表の勘定科目も曖昧だったので、流動資産・固定資産・繰延資産・流動負債・固定負債などの科目も正しく整理しました。

4.売上計上規準を明確にする

日々の売上は、販売管理のコンピュータで計上していましたので、経理は月末に一括計上することにしました。

5.仕入の計上規準を明確にする

取引の都度、納品書から計上し、月末に請求書と確認します。月末に月次更新することを目的としていますから、請求書の届くのを待たずに主だった取引先は電話で確認していまいた。月次試算表の作成が遅れる理由のひとつに請求書が届いてから仕入の計上をするという会社は、計上規準が間違っているのです。 

6.経費の計上規準を明確にする

仕入、経費の計上は発生主義ですから・・・仕入の相手科目は買掛金であり、経費の相手科目は未払費用です。 

7.振替伝票は正しく記入する

振替伝票は日々の取引の記録ですから、5W2Hに基づいて記入します。

何時(When)取引月日、誰が(Who)取引相手、What(何を)、どこで(Where)、何のために(Why)、どのような方法で(How to)、いくら(How much)以上の条件に従って起票します。 

8.領収書・納品書・請求書・その他の書類の管理

全ての資料は帳簿と考え、ファイリングの工夫が必要です。

特に領収書の扱いが杜撰な会社が多いのが実状です。

袋に入れていたり、使用後のコピー用紙の裏に張ったりしている会社もあります。

正しく帳簿として扱うことです。そのほかの資料も誰が見ても分かるように保管場所もファイルの方法も考慮が必要です。

9.日次決算の徹底

日次決算というのは、日々の取引を入力することが目的です。

特に、現金・預金の野管理は重要です。毎日、帳簿の現金預金の残高と、実際の残高の照合を明日に伸ばすということがあってはいけません。

このような手順で帳簿の作成が軌道に乗るといかに利益を出すかということに取り組みます。

次回からその事例をお話しします。

経営の次の一手を明確にする1日セミナー経営“見える化”実践塾

社長夫人を戦力化する社長夫人革新講座

ブログ『経営“見える化”実践塾』たった一日で会社の課題が発見できる!

ブログ社長夫人にしかできない 『経営問題を見抜く会計』とは?