福岡の経営相談・経営セミナーの福岡経営実務カレッジ

“自計化”が必要な理由6-不正防止の仕組みは、利益の損失を防ぐ!(事例紹介)

2013年9月28日

「魔が指す」という言葉があります。

私が出版社で実務をしていたことの話です。

仕事に慣れ余裕が出てくると・・・フッと気づいたことがありました。

経理はお金を管理する部署。

「不正をしようと思えばいくらでもできるな・・・」と思いました。

人は、いつ“魔が指す”か?わかりません!

一度手を染めると・・・露見しなければ、慢性的に罪を重ねてしまうのです!

知っている会社でも横領された会社が多数あります。

これで倒産した会社もありました。

そこで、自らが管理される仕組みを作りました。

1.日次決算は、日々のお金を管理することが基本!

日次決算で重要なことは、毎日現金・預金の残高を帳簿残高と実際の残高と合わす事です。

そして、現金は金種別に明記して上司に確認を得るのです。

普通預金・当座預金は、

口座別に「前日繰越残高」「当日入金」「当日支払」「当日残高」という表を作り、上司に報告する。

もし、当日の現金残高と実際の残高と合わないときは、そのことも上司に伝え、とりあえず、現金過不足という処理をして原因を追究します。

思い込みや勘違いをしていたり、手提げ金庫の奥にポトンと落ちていたり・・・

たまにはありましたが、一晩時間を置くと、必ず原因が見つかりました。 

2.振替伝票は、毎日の取引の記録と心得ること!

中小企業の社長は、「毎日の取引の内容は知っておくべきだ!」と思います。

「今日は、どこからいくら売上代金の入金があった!」

「今日は、どこに何の代金を支払った!」

「今日の資金はいくらある!」

そこで、「振替伝票」には、クリップで領収書や必要書類を添えて仕事の終わりに一日のなかで行われた取引の「振替伝票」を社長に提出し、社長の“承認印”を押してもらってからコンピューターに入力していました。

その入力は、翌日の午前中の定期的な仕事にしていました。 

3.支払計画の作成もチェックせよ!

買掛金・未払費用の支払いは、月末締めの翌月10日払いと決まっていました。

翌月5日までに、「納品書」と「請求書」とを照合し、「支払一覧表」に記載して、この3つの資料を社長に提出します。

社長は「納品書」と「請求書」を再度チェックし、「請求書」に“承認印”を押し、「支払一覧表」に書かれている「支払先」と「支払金額」を総合して、「支払一覧表」にも“承認印”を押してもらいました。

そして、小切手は私が金額を入れますが、社長が再度「支払一覧表」と小切手の金額とを確認して、“代表者印”を押して、私が取引先に支払うという仕組みにしました。

このように支払に関するものは全て社長の“承認印”がなければ、処理ができないように徹底した“チェック機能”の仕組みを作ったのです。

これも不正による損失を防ぐ仕組みなのです!

経営の次の一手を明確にする1日セミナー経営“見える化”実践塾

社長夫人を戦力化する社長夫人革新講座

ブログ『経営“見える化”実践塾』たった一日で会社の課題が発見できる!

i have to write an essay due tomorrow

ブログ社長夫人にしかできない 『経営問題を見抜く会計』とは?